Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Unterschied zwischen Geschäftskonto und Privatkonto liegt in der Zweckbindung, da Geschäftskonten speziell für geschäftliche Transaktionen vorgesehen sind.
- Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen, während Personengesellschaften und Selbstständige die Wahl haben.
- Auch mit negativer Schufa ist die Eröffnung von Giro- oder Geschäftskonten möglich, jedoch meist mit Einschränkungen.
- Business-Konten bieten erweiterte Funktionen wie Mitarbeiterzugänge und Buchhaltungs-Schnittstellen, die Privatkonten nicht umfassen.
- Kostenlose Geschäftskonten gibt es, allerdings sind sie meist auf Basisfunktionen beschränkt und bieten weniger Flexibilität als kostenpflichtige Modelle.
Welcher Unterschied zwischen dem Geschäftskonto und dem Privatkonto besteht, ist vielen Gründern gar nicht bewusst. Dabei steht die Frage im Raum, ob ein zusätzliches Businesskonto neben dem bestehenden, privaten Konto überhaupt notwendig ist, wenn beide doch nur den Zahlungsverkehr ermöglichen sollen.
Wir klären auf, welche wichtigen Unterschiede zwischen Privat- und Geschäftskonto bestehen und erklären, warum ein separates Geschäftskonto die beste Lösung für Selbstständige ist.
Kurzer Überblick: Unterschiede zwischen Geschäftskonto und Privatkonto
Geschäftskonto vs. Privatkonto: Eine tiefergehende Betrachtung
Die wichtigste Gemeinsamkeit von Geschäfts- und Privatkonten ist die Kontoart: Es handelt sich vonseiten der Bank immer um ein Girokonto, welches den Zahlungsverkehr erst ermöglicht. Auch die Kontoverwaltung innerhalb der Bank unterliegt zum Großteil den gleichen Prozessen.
Warum also gibt es überhaupt die Unterscheidung zwischen privat und geschäftlich genutzten Girokonten?
Die einfache Antwort: Beide Zielgruppen stellen unterschiedliche Anforderungen an das Bankkonto. Banken und Finanzdienstleister kommen dem mit verschiedenen Kontotypen entgegen, die passende Pakete an Rechten und Funktionen beinhalten.
Zudem ist es aus steuerlicher Sicht wichtig, private und geschäftliche Bewegungen strikt voneinander zu trennen. In den folgenden Abschnitten beleuchten wir all diese Faktoren genauer.
Zweck und Verwendung
Das private Girokonto dient in erster Hinsicht dem Zahlungsverkehr im privaten Bereich. Hierüber werden etwa alle Gehaltszahlungen, Wocheneinkäufe, Abo-Verträge oder Internetbestellungen abgewickelt. Auch als Referenzkonto für den Wertpapierhandel kann es dienen.
Einige Girokonto-Inhaber haben zudem ein oder mehrere Unterkonten, um etwa für Notfälle oder den nächsten Urlaub zurückzulegen oder jährlich anfallende Versicherungsbeiträge monatlich zu sparen. Natürlich ist es auch möglich, private Verkäufe darüber abzuwickeln.
Über das Firmenkonto wiederum laufen alle betrieblichen Transaktionen. Hierzu zählen etwa Miete für das Büro und Lager, Mitarbeiterlöhne, Versicherungen, Bezahlung der Zulieferer, betriebliche Anschaffungen oder Kundenzahlungen.
Da der betriebliche Ablauf wesentlich komplexer ist als im privaten Bereich, sind für eine vereinfachte Buchhaltung und schnellere innerbetriebliche Prozesse voneinander unabhängige Unterkonten zwingend notwendig. So können einzelne Abteilungen oder Projekte finanziell flexibler agieren und wären vom restlichen Betrieb besser getrennt. Auch separate Kundenkonten ergeben für bestimmte Unternehmensformen Sinn.
Wichtige Funktionen und Features
- Online-Banking
- Debit- oder EC-Karte
- Möglichkeit für kostenlose Unterkonten (Zins- oder Tagesgeldkonten, seltener weitere Girokonten)
- Übersicht und Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
Gebühren und Steuern
Die meisten privaten Girokonten sind (bedingt) kostenlos, sofern ein monatlicher Mindestbetrag eingeht.
Geschäftskonten sind nicht an solche Bedingungen geknüpft, verlangen aber überwiegend Kontoführungsgebühren zwischen 5 und 20 € monatlich.
Dafür punkten einige Businesskonten mit einer attraktiven Cashback-Aktion: 0,1 bis 0,5 % der Ausgaben über die Kredit- oder Debitkarte werden dem Konto gutgeschrieben. So etwa bei Finom oder N26.
Viele kostenlose Geschäftskonten sind dafür extrem abgespeckt und erlauben keine Bargeldeinzahlungen oder geben erst gar keine Kontokarte heraus.
Bei einem Geschäftskonto kommen meist noch andere Kosten hinzu, etwa für
- bestimmte Funktionen,
- SEPA-Überweisungen,
- SEPA-Lastschrifteinzüge,
- Bargeld Ein- und Auszahlungen (1 bis 2 %),
- beleghafte Buchungen (0 bis 0,40 €)
- Kosten für Debit- und Kreditkarte sowie zusätzliche Karten (bis zu 15 € mtl.)
Inhaber und Nutzer
Ein privates Girokonto hat in aller Regel nur einen Kontoinhaber. Möglich sind auch Gemeinschaftskonten mit zwei Inhabern, diese Variante macht steuerlich aber nur für verheiratete Paare Sinn.
Für jedes Girokonto können zusätzliche Kontovollmachten ausgesprochen werden, also Personen mit Zugriff auf das Konto, die allerdings nur im Sinne des Inhabers agieren dürfen und kein Eigentum am Girokonto besitzen.
Wie viele Inhaber ein Geschäftskonto besitzt und wie viele zusätzliche Nutzer welchen Zugriff auf das Konto erhalten, hängt stark von der Rechtsform ab. So sind etwa Freiberufler meistens alleinige Kontoinhaber, bei Rechtsformen wie der GbR sind hingegen immer mindestens zwei Gründer Inhaber des gemeinsamen Businesskontos.
Und auch Mitarbeiter, Buchhalter oder Steuerberater können Zugriff auf das Konto erhalten – dann ähnlich wie beim Privatgirokonto über Vollmachten.
Rechte und Pflichten
Bei einem Privatgirokonto kann nur der alleinige Inhaber vollkommen frei über das Girokonto verfügen, Geld auszahlen, Kontovollmachten aussprechen oder das Konto löschen. Kontobevollmächtigte eines normalen Girokontos dürfen nur im Sinne des Inhabers handeln, sie sind keine Eigentümer des dort befindlichen Geldes und besitzen auch sonst keine Ansprüche daran – auch nicht im Sterbefall.
Etwas komplexer wird es bei mehreren Kontoinhabern. Hier bestimmt die Kontoart (Und- oder Oder-Konto), ob jeder unabhängig voneinander Geld ein- und auszahlen kann oder ob jede Transaktion von beiden Inhabern genehmigt werden muss.
Für Geschäftskonten ist die Sache ähnlich gelagert. Auch hier kann der alleinige Inhaber gänzlich frei über das Konto verfügen, mehrere Inhaber müssen sich eventuell absprechen. Allerdings werden die Rechte von Mitarbeitern präziser bestimmt. Auch hier werden klassische Kontovollmachten ausgesprochen, jedoch wird unterschieden zwischen:
- Reine Kontoeinsicht ohne die Möglichkeit Transaktionen anzustoßen
- Aktive Nutzung mit dem Recht, Transaktionen zu genehmigen.
Wie läuft die Kontoeröffnung für Geschäftskonten und Privatkonten ab?
Wer kann ein Geschäftskonto eröffnen?
- Nicht jede Person kann einfach ein solches Geschäftskonto eröffnen, sondern muss im Vorfeld einige Kriterien erfüllen
- Direktbanken und Fintechs schließen bestimmte Unternehmensformen wie GbRs, GmbHs und UGs oft grundsätzlich aus
- Konkret muss immer die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit nachgewiesen werden. Zu behaupten, man ist geschäftlich tätig, reicht den Banken nicht aus.
Ein negativer Schufa-Eintrag ist sowohl bei privaten als auch bei geschäftlichen Konten kein absolutes Hindernis. Im privaten Sektor ist zumindest ein kostenpflichtiges Basiskonto möglich.
Auch Geschäftskonten ohne Schufa werden von einzelnen Anbietern wie Finom, Qonto und Kontist angeboten, dann allerdings nur auf Guthabenbasis und ohne Kreditkarte.
Problematischer wird es, wenn Personen für die Schufa unbekannt sind. Das kann nach einem mehrjährigen Auslandsaufenthalt, einem Sabbatical oder bei besonders jungen Gründern der Fall sein. Wer keinen Schufa-Eintrag hat, kann normalerweise kein Geschäftskonto eröffnen.
Gibt es Unterschiede im Eröffnungsprozess?
Der grundsätzliche Kontoantrag läuft bei Privat- und Geschäftskonto in etwa gleich ab. Du wendest dich entweder direkt an einen Bankmitarbeiter in einer Filialbank oder führst die Eröffnung online durch.
Am Ende muss immer der von allen Kontoinhabern unterschriebene Eröffnungsantrag sowie alle notwendigen Nachweise und Dokumente vorliegen.
Der konkrete Eröffnungsprozess ist aber von Bank zu Bank unterschiedlich. So bieten vorwiegend Neo-Banken wie N26 eine reine Online-Eröffnung an, klassische Hausbanken hingegen pochen auf originale Unterschriften und somit auf postalisch versendete Dokumente.
Werden für ein Geschäftskonto andere Unterlagen verlangt?
- Personalausweis aller Kontoinhaber
- Gewerbeschein; alternativ auch Nachweis der Gewerbeanmeldung
- Steuernummer (nur Freiberufler)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern Umsatzsteuerpflichtig
- Auszug aus dem Handelsregister
- Positive Schufa-Auskunft aller Kontoinhaber
Auch für private Girokonten wird eine Bonitätsauskunft eingeholt. Allerdings bleibt bei einem negativen Score immer noch das Basiskonto als schufafreie Alternative. Daneben muss immer der Personalausweis vorgelegt werden – entweder persönlich in der Filiale als digitale Kopie oder via Postident.
Ist ein Geschäftskonto Pflicht? Das müssen Unternehmer beachten!
Freiberufler, Selbstständige, Einzelunternehmer und GbRs benötigen nicht zwingend ein separates Geschäftskonto, dies ist zumindest nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aber: Viele Banken verbieten in ihren AGB, das Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen und drohen bei Missachtung mit Kontolöschung!
Zum anderen vereinfacht eine saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Transaktionen sowohl für die Buchhaltung als auch für die Steuerermittlung – und somit für das Finanzamt selbst, sollte es zur Betriebsprüfung kommen.
Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind hingegen sind in der Geschäftskonto-Pflicht. Sie zählen zu den juristischen Personen und sind damit eigenständig rechts- und geschäftsfähig. Dies setzt aber ein eigenes Geschäftskonto zwingend voraus.
Kann man ein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen?
Die Entscheidung, als Selbstständiger ein Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen, kann trotz scheinbarer Vorteile in der Kontoführung und Buchführung riskant sein. Die Nutzung eines Privatkontos für geschäftliche Zwecke kann im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Banken problematisch sein.
Banken können bei einer solchen Nutzung rechtliche Schritte einleiten oder das Konto sperren, was die finanzielle Handlungsfähigkeit des Unternehmers erheblich einschränkt.
Wer seine ersten Schritte in die Selbstständigkeit wagt, muss aber nicht gleich in Panik verfallen, wenn er für die ersten Rechnungen noch kein neues Geschäftskonto besitzt. Denn trotz der angedrohten Strenge sind Banken zu Beginn der geschäftlichen Aktivitäten – vor allem bei Klein- und Nebengewerben – recht großzügig. Entscheidend ist vorrangig die Frequenz an geschäftlichen Transaktionen.
Im Nebengewerbe
Wer sich nebenbei etwas dazuverdienen will, etwa mit Handarbeiten oder selbstständigen Büroarbeiten, benötigt in aller Regel kein separates Businesskonto.
Sofern Ein- und Ausgaben überschaubar bleiben und keine Umsatzsteuer abgeführt wird, reicht ein Konto für alle Transaktionen vollkommen aus. Allerdings wird es für die jährliche Steuererklärung etwas umständlicher, alles dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zuzuordnen.
Hauptberuflich
- Ermittlung und Abführung der Umsatzsteuer
- Zahlung von laufenden Kosten wie Büromiete, Firmeninternet- und Handyanschluss, Versicherungen etc.
- Zahlungseingänge von Kunden
- Eventuell Gehaltszahlungen an Mitarbeiter
- Bezahlung der Lieferanten
- Reparaturkosten und Ersatzkäufe von Arbeitsmaterialien
Grundsätzlich ist es möglich, auch hauptberuflich das private Girokonto zu nutzen. Aber: Je komplexer die finanzielle geschäftliche Situation ist, desto mehr ist ein echtes Geschäftskonto notwendig.
Spätestens wenn das Finanzamt zu einer Überprüfung vor der Tür steht, wird es für alle Beteiligten unangenehm, sollten private und gewerbliche Zahlungen über ein Konto abgewickelt werden. Doch auch die Banken selbst das nicht gern und sperren im schlimmsten Fall das Konto, wenn dadurch die AGB mutwillig verletzt werden.
Sonderfall Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, ein zusätzliches Business Konto zu führen. Das heißt, sie können auch über das Privatkonto Kundenzahlungen empfangen.
Doch auch wenn keine Umsatzsteuer abgeführt wird und die Gewinne überschaubar bleiben, ist eine klare Trennung von privat und Geschäft sinnvoll. So lassen sich für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) am Ende des Jahres alle relevanten Kontobewegungen sofort und ohne Aufwand richtig zuordnen. Es reicht hierfür ein einfaches Konto ohne weiteren Schnickschnack.
Allerdings ist zu beachten, dass Banken die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos oft nicht erlauben. Daher ist es wichtig, sich vorab bei der Bank zu informieren und gegebenenfalls ein spezielles Business-Konto einzurichten, um möglichen Problemen vorzubeugen.
Die Auswahl an kostenlosen Businesskonten ist zwar überschaubar, bietet aber für jeden Unternehmertyp die passende Lösung.
Geschäftskontoeröffnung: Ein kritischer Schritt bei der Start-up Gründung
Die Geschäftskonto-Wahl ist in der Gründungsphase eines Unternehmens entscheidend. Für Start-ups ist es ein wesentlicher Schritt, ein Firmenkonto zu eröffnen, um von Anfang an eine klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Finanzen zu gewährleisten.
Diese Trennung erleichtert nicht nur die Buchführung und die Kontoauszüge-Auswertung, sondern ist auch für die steuerliche Abwicklung und das professionelle Auftreten des Geschäfts gegenüber Partnern und Kunden unerlässlich.
Die Bank sperrt mein Konto – was nun?
Es ist passiert. Nach einer kurzen Überprüfung der Kontoaktivitäten stellte die Bank fest, dass dein privates Girokonto entgegen den AGB gewerblich genutzt wird und sperrt Konto und Karte kurzerhand. Darf die Bank das Girokonto einfach so kündigen? Leider ja, sofern ein nachweislicher Verstoß gegen die AGB oder andere rechtswidrige Aktivitäten festgestellt werden.
Was also in einem solchen Fall unternehmen? Wende dich zuerst direkt an deine Bank und erläutere den Sachverhalt. Oft kann man auf Kulanz hoffen und die Bank entsperrt das Girokonto wieder, wenn es entsprechend den Vorgaben genutzt wird. Sorge also schnell für ein zusätzliches Geschäftskonto!
Wenn alles nichts hilft, musst du so schnell wie möglich ein neues Privatkonto und ein Firmenkonto eröffnen. Denn Banken halten sich nicht immer an die Kündigungsfrist und sperren sofort Konto und Karte. Dann bist du vorerst finanziell handlungsunfähig und kannst nicht einmal Zahlungen entgegennehmen.
Fazit
Ein separates Geschäftskonto ist für geschäftliche Tätigkeiten immer die bessere Wahl, denn es trennt genau zwischen gewerblichen und privaten Transaktionen und erleichtert so ungemein die Buchhaltung und Steuererklärung.
Zudem sind Businesskonten mit einer Vielzahl an praktischen Funktionen ausgestattet, die von Anbindungen an Buchhaltungs- und Steuersoftware bis zu Cashback-Aktionen reichen.
Ein Privatkonto ermöglicht zwar auch den Geldversand und -empfang, bietet darüber hinaus aber keine weiteren Features und ist von der Bank aus auch nicht für gewerbliche Zwecke gedacht.
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